Belangrikheid van samekoms Minute
Vergaderingnotules help met kommunikasie - dit verseker dat mense 'n gemeenskaplike begrip het van waaroor die vergadering gaan. Dit is veral nuttig vir formele vergaderings soos projekrade of stuurgroepe, aangesien dit as permanente rekord dien. Dit kan veral nuttig wees vir mense wat nie die vergadering persoonlik kon bywoon nie.
hier is 'n 10 wenke vir die skryf van goeie notules.
1. Skryf minute terwyl jy nog onthou
Moenie die notule laat opskryf voordat die vergadering 'n verre herinnering is nie. As jy nie alles kan onthou nie, kry iemand anders om u notule te lees en enige punte uit te klaar voordat u u finale weergawe uitstuur. Nog beter, kry iemand anders om aantekeninge te maak, en vergelyk dan u weergawe met hul weergawe om die finale weergawe te vervaardig.
2. Begin met 'n aksie-oorsig
Of u die optrede van die vorige keer aan die begin van die vergadering hersien het, al dan nie, sit dit aan die begin van die notule. Skryf al die aksies van die vorige vergadering neer en gee 'n opsomming van die vordering daarteen. As die aksie voltooi is, moenie die moeite doen om dit weer uit te skryf nie. In plaas daarvan, voeg 'n reël by wat sê 'alle ander aksies is voltooi of is nie meer relevant nie'.
3. Dokumenteer aksies en eienaars
Tydens die vergadering, skryf die aksies neer en wie dit gaan doen. In die notule, sluit hierdie aksies in die vloei van die teks in. U kan ook 'n samevatting van die aksie aan die einde van die notule insluit. Tabelformaat werk goed hiervoor.
4. Teken aan wie daar was
U het die name van die deelnemers op die kalenderuitnodiging en die agenda ingesluit, maar wie eintlik by die vergadering opdaag, kan heel anders wees!
5. Sluit beelde in
As u blaaikaarte of geheuekaartsagteware tydens die vergadering gebruik, sluit skakels na die dokumente in, kiekies of ingeboude lêers. U kan foto's neem van wat u op blaaiboeke geskryf het met 'n telefoonkamera - die resolusie sal goed genoeg wees om in die notule in te sluit.
6. Gebruik 'n standaard sjabloon
As u maatskappy minute lank nie 'n standaard sjabloon het nie, maak een op, of vra u PMO. Deur 'n standaard sjabloon te gebruik, bespaar u tyd. U deelnemers sal ook daaraan gewoond raak om die notule in daardie formaat te lees, veral as die vergadering gereeld gehou word.
7. Dokumenteer besluite
Gebruik u notule om die besluite wat tydens die vergadering geneem is, te bevestig. Byvoorbeeld, maak 'n aantekening van die versoeke vir projekwysiging wat goedgekeur of afgekeur is.
8. Gebruik tabelle
'N Tabelle-formaat werk minute lank goed. Gebruik drie kolomme: item nommer, besprekingsopsomming en aksie-eienaar. Mense kan in die regterkantste kolom vir hul voorletters aftrek om te sien watter aksies hulle opgetel het. Hierdie formaat werk goed as u notule baie aksies opneem. As die vergadering hoofsaaklik met min aksies bespreek word, hierdie kolom lyk dan kaal. Kies 'n formaat wat by u pas.
9. Stuur minute vinnig uit
Ideaal gesproke, u moet binne die week minute stuur. Vroeër is beter. En hulle moet beslis voor die volgende vergadering versprei word! Stuur dit na mense wat nie ook kon bywoon nie, sodat hulle kan sien wat hulle gemis het.
10. Het minute!
Die projek benodig 'n rekord van wat bespreek is, dus moet jy die vergadering opneem. Dit is goed om nie notules vir informele vergaderings te hê nie, maar die meeste vergaderings sal baat vind by 'n geskrewe rekord.