الأحداث في بوكيت – زيادة أخذ الملاحظات في الاجتماعات

عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات, من الضروري جدًا أن تقوم بإنشاء بيئة تشجع على تدوين الملاحظات وأن تقوم بتشجيعها عندما تجتمع مع الآخرين. فيما يلي بعض الاقتراحات للتأكد من قدرتك على التمتع بثقافة وتوقيت في الاجتماعات من شأنه أن يشجع دائمًا على تدوين الملاحظات.

كيف تتحدث بطريقة تشجع على تدوين الملاحظات: عندما تتحدث إلى فصل دراسي أو مجموعة من الأشخاص, تأكد من التوقف مؤقتًا إلى الحد الذي سيتمكنون من اللحاق به وتدوين الملاحظات. تأكد أيضًا من ذكر النقاط الرئيسية في نهاية الإيقاف المؤقت أيضًا حتى يتمكن مدونو الملاحظات من اللحاق بالركب.

ضع الفوط والأقلام على الطاولة: عندما يتم توفير الفوط والأقلام للأشخاص الموجودين في الاجتماع, وهذا يعني أنهم سيكونون قادرين على التخطيط لتدوين الملاحظات وسيتم تشجيعهم بشكل أكبر بسبب وجود المواد اللازمة للقيام بذلك. أيضا, تأكد من أنك تتحدث في توقيت ووتيرة تسمح للمشاركين بتدوين الملاحظات.

خطط لفترات راحة متكررة في الاجتماع: عندما تريد أن يكون لديك جمهور متفاعل ونشط, أحد أهم الأشياء هو التأكد من إتاحة الوقت لتدوين الملاحظات. يمكن للشخص العادي أن ينتبه فقط 45 الدقائق, ما يعنيه ذلك هو أنك بحاجة إلى ضبط وتيرة وإيقاع الاجتماعات للسماح باستراحة سريعة بعد كل جلسة من هذه الجلسات حتى تتمكن من الحفاظ على مشاركة المشاركين وتدوين الملاحظات.

قم بتلخيص النتائج في نهاية كل قسم من الاجتماع أو التدريب: عندما تقوم بتلخيص جميع النقاط التي قمت بها في الاجتماع, في النهاية تأكد من تخصيص وقت لتلخيص النقاط لأن ذلك سيمكن جمهورك من الحصول على الوقت والنظر إلى جميع الملاحظات التي قاموا بها حتى الآن.

يعد تدوين الملاحظات أمرًا حيويًا للتأكد من أن الشخص الذي ينظر إلى المادة أو الذي هو جزء من الاجتماع قادر على التركيز على جميع التفاصيل المطروحة. ما يعنيه ذلك هو أنك تريد التأكد من أنك توفر إمكانية الوصول إلى جميع الأشخاص الذين يحتاجون إلى المشاركة بنشاط في الاستماع وتدوين الملاحظات للتأكد من أنهم قادرون على أن يكونوا جزءًا من العملية برمتها وأنهم متوافقون مع جدول الأعمال والغرض من مكالمتك. عندما تخطط لعقد اجتماع, يجب عليك التأكد من تخصيص الوقت والمساحة لجميع هؤلاء المحترفين للتأكد من أنهم جزء من العملية. يعد تدوين الملاحظات أمرًا مهمًا للغاية للتأكد من قدرتك على الوصول إلى أفضل فهم.