أهمية محضر الاجتماع
تساعد محاضر الاجتماع في التواصل - فهي تضمن أن يكون لدى الأشخاص فهم مشترك لموضوع الاجتماع. إنها مفيدة بشكل خاص للاجتماعات الرسمية مثل مجالس إدارة المشروعات أو مجموعات التوجيه لأنها بمثابة سجل دائم. يمكن أن تكون مفيدة بشكل خاص للأشخاص الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع شخصيًا.
هنا 10 نصائح لكتابة دقائق جيدة.
1. اكتب دقائق بينما لا تزال تتذكر
لا تترك تدوين محاضرك حتى يصبح الاجتماع ذكرى بعيدة. إذا كنت لا تستطيع تذكر كل شيء, اطلب من شخص آخر قراءة محاضرك وتوضيح أي نقاط قبل إرسال نسختك النهائية. حتى أفضل, اطلب من شخص آخر تدوين الملاحظات, ثم قارن نسختك مع نسختهم لإنتاج الإصدار النهائي.
2. ابدأ بمراجعة الإجراء
سواء قمت بمراجعة الإجراءات من آخر مرة في بداية الاجتماع أم لا, وضعها في بداية الدقائق. قم بتدوين جميع الإجراءات من الاجتماع الأخير وملخص التقدم المحرز تجاهها. إذا تم الانتهاء من الإجراء, لا تهتم بكتابتها مرة أخرى. بدلاً من, أضف سطرًا يقول "تم إكمال جميع الإجراءات الأخرى أو لم تعد ذات صلة".
3. توثيق الإجراءات وأصحابها
خلال الاجتماع, اكتب الإجراءات ومن سيقوم بها. في الدقائق, قم بتضمين هذه الإجراءات في تدفق النص. يمكنك أيضًا تضمين ملخص الإجراء في نهاية المحضر. التنسيق الجدولي يعمل بشكل جيد لهذا الغرض.
4. سجل من كان هناك
ستكون قد قمت بتضمين أسماء الحاضرين في دعوة التقويم وأيضًا في جدول الأعمال, لكن من سيحضر الاجتماع فعليًا يمكن أن يكون مختلفًا!
5. تضمين الصور
إذا كنت تستخدم اللوحات الورقية أو برامج رسم الخرائط الذهنية في الاجتماع, تضمين روابط للوثائق, لقطات الشاشة أو الملفات المضمنة. يمكنك التقاط صور لما كتبته على اللوح الورقي باستخدام كاميرا الهاتف - ستكون الدقة جيدة بما يكفي لتضمينها في المحضر.
6. استخدم قالبًا قياسيًا
إذا لم يكن لدى شركتك قالب قياسي للدقائق, اصنع واحدة, أو اسأل مكتب إدارة المشاريع الخاص بك. استخدام القالب القياسي يوفر عليك الوقت. سوف يعتاد الحاضرون أيضًا على قراءة المحاضر بهذا التنسيق, خاصة إذا كان الاجتماع يعقد بانتظام.
7. توثيق القرارات
استخدم محاضرك لتأكيد القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع. فمثلا, قم بتدوين أي طلبات تغيير المشروع التي تمت الموافقة عليها أو رفضها.
8. استخدم الجداول
يعمل التنسيق الجدولي بشكل جيد لمدة دقائق. استخدم ثلاثة أعمدة: رقم الشيء, ملخص المناقشة وصاحب العمل. يمكن للأشخاص مسح العمود الأيمن بحثًا عن الأحرف الأولى من أسمائهم لمعرفة الإجراءات التي التقطوها. يعمل هذا التنسيق بشكل جيد إذا كانت دقائقك تسجل الكثير من الإجراءات. إذا كان الاجتماع عبارة عن مناقشة بشكل أساسي مع القليل من الإجراءات, ثم يبدو هذا العمود خاليًا. اختر التنسيق الذي يناسبك.
9. أرسل الدقائق بسرعة
من الناحية المثالية, يجب عليك إرسال دقائق خلال الأسبوع. عاجلا هو الأفضل. ويجب بالتأكيد تعميمها قبل الاجتماع القادم! أرسلها إلى الأشخاص الذين لم يتمكنوا من الحضور أيضًا, حتى يتمكنوا من رؤية ما فاتتهم.
10. لديك دقائق!
يحتاج المشروع إلى سجل لما تمت مناقشته, لذلك يجب عليك تسجيل الاجتماع. لا بأس ألا يكون لديك محاضر للاجتماعات غير الرسمية, لكن معظم الاجتماعات ستستفيد من وجود سجل مكتوب.