Betydningen af Meeting Minutes
Mødereferat hjælper med kommunikation – de sikrer, at folk har en fælles forståelse af, hvad mødet handlede om. De er især nyttige til formelle møder som projektbestyrelser eller styregrupper, da de fungerer som en permanent registrering. De kan især være nyttige for personer, der ikke var i stand til at deltage i mødet personligt.
Her er 10 tips til at skrive gode referater.
1. Skriv minutter, mens du stadig husker det
Lad ikke skrive dit referat, før mødet er et fjernt minde. Hvis du ikke kan huske alt, få en anden til at læse dit referat og afklare eventuelle punkter, før du sender din endelige version. Endnu bedre, få en anden til at tage noter, og sammenligne derefter din version med deres version for at producere den endelige version.
2. Start med en handlingsgennemgang
Hvorvidt du gennemgik handlingerne fra sidste gang i begyndelsen af mødet, sæt dem i begyndelsen af minutterne. Skriv alle handlingerne fra det sidste møde ned og en oversigt over fremskridtene i forhold til dem. Hvis handlingen blev fuldført, gider ikke skrive det ud igen. I stedet, tilføje en linje, der siger "alle andre handlinger blev gennemført eller er ikke længere relevante".
3. Dokumentér handlinger og ejere
Under mødet, skriv handlingerne ned, og hvem der skal udføre dem. I referatet, inkludere disse handlinger i tekststrømmen. Du kan også inkludere et handlingsresumé i slutningen af referatet. Tabelformat fungerer godt til dette.
4. Registrer hvem der var der
Du vil have inkluderet navnene på deltagerne på kalenderinvitationen og også dagsordenen, men hvem der egentlig møder op til mødet kunne godt være anderledes!
5. Inkluder billeder
Hvis du bruger flipovers eller mindmapping-software i mødet, inkludere links til dokumenterne, skærmbilleder eller indlejrede filer. Du kan tage billeder af det, du skrev på flipovers med et telefonkamera – opløsningen vil være god nok til at medtage i referatet.
6. Brug en standardskabelon
Hvis din virksomhed ikke har en standardskabelon til minutter, lave en, eller spørg din PMO. Brug af en standardskabelon sparer dig tid. Dine deltagere vil også vænne sig til at læse referatet i det format, især hvis mødet afholdes regelmæssigt.
7. Dokumentere beslutninger
Brug dit referat til at bekræfte de beslutninger, der blev truffet på mødet. For eksempel, notere eventuelle projektændringsanmodninger, der blev godkendt eller afvist.
8. Brug tabeller
Et tabelformat fungerer godt i minutter. Brug tre kolonner: varenummer, diskussionsopsummering og handlingsejer. Folk kan scanne ned i højre kolonne for deres initialer for at se, hvilke handlinger de har opfanget. Dette format fungerer godt, hvis dine minutter registrerer mange handlinger. Hvis mødet hovedsageligt er diskussion med få handlinger, denne kolonne ser så bar ud. Vælg et format, der fungerer for dig.
9. Send minutter hurtigt ud
Ideelt set, du skal sende referater inden for ugen. Før er bedre. Og de skal helt sikkert rundsendes inden næste møde! Send dem også til folk, der ikke var i stand til at deltage, så de kan se, hvad de gik glip af.
10. Få minutter!
Projektet har brug for en registrering af, hvad der blev diskuteret, så du bør optage mødet. Det er OK ikke at have referater til uformelle møder, men de fleste møder vil have gavn af at have en skriftlig journal.