Կարեւորությունը նիստի արձանագրությունն
Հանդիպումների րոպեները օգնում են հաղորդակցությանը. դրանք ապահովում են, որ մարդիկ ընդհանուր պատկերացում ունեն, թե ինչի մասին էր հանդիպումը. Դրանք են, մասնավորապես, օգտակար պաշտոնական հանդիպումների, ինչպիսիք ծրագրի վահանակի կամ Վերստուգող Խմբերի սկզբնական, քանի որ նրանք ծառայում են որպես մշտական ռեկորդային. Դրանք կարող են հատկապես օգտակար լինել այն մարդկանց համար, ովքեր չեն կարողացել անձամբ մասնակցել հանդիպմանը.
Այստեղ են 10 լավ րոպեներ գրելու խորհուրդներ.
1. Գրեք րոպեներ, քանի դեռ հիշում եք
Մի թողեք ձեր արձանագրությունները գրել, քանի դեռ հանդիպումը հեռավոր հիշողություն չէ. Եթե չես կարողանում ամեն ինչ հիշել, ստիպեք մեկ ուրիշին կարդալ ձեր արձանագրությունները և հստակեցնել ցանկացած կետ, նախքան ձեր վերջնական տարբերակը ուղարկելը. Ավելի լավ, ստիպեք մեկ ուրիշին գրառումներ կատարել, և այնուհետև համեմատեք ձեր տարբերակը նրանց տարբերակի հետ՝ վերջնական տարբերակը պատրաստելու համար.
2. Սկսեք գործողությունների վերանայումից
Անկախ նրանից, թե հանդիպման սկզբում դուք վերանայել եք նախորդ անգամ կատարված գործողությունները, թե ոչ, դրանք դրեք րոպեների սկզբում. Գրեք վերջին հանդիպման բոլոր գործողությունները և դրանց դեմ առաջընթացի ամփոփումը. Եթե գործողությունը ավարտված է, մի ձանձրացեք նորից գրել այն. Փոխարենը, ավելացրեք տող, որն ասում է «բոլոր մյուս գործողություններն ավարտվել են կամ այլևս տեղին չեն».
3. Փաստաթղթային գործողություններ և սեփականատերեր
Հանդիպման ընթացքում, գրեք գործողությունները և ով կանի դրանք. Րոպեներում, ներառել այս գործողությունները տեքստի հոսքի մեջ. Կարող եք նաև արձանագրության վերջում ներառել գործողությունների ամփոփագիր. Աղյուսակային ձևաչափը լավ է աշխատում դրա համար.
4. Գրանցեք, թե ովքեր են եղել այնտեղ
Դուք կներառեք ներկաների անունները օրացույցի հրավերի մեջ և նաև օրակարգում, բայց, թե իրականում ով կհայտնվի հանդիպմանը, կարող է տարբեր լինել!
5. Ներառեք պատկերներ
Եթե հանդիպման ժամանակ օգտագործում եք ֆլիպ աղյուսակներ կամ մտքի քարտեզագրման ծրագրակազմ, ներառել փաստաթղթերի հղումներ, սքրինշոթներ կամ ներկառուցված ֆայլեր. Հեռախոսի տեսախցիկով կարող եք լուսանկարել ձեր գրածը մատիտ աղյուսակների վրա. թույլտվությունը բավականաչափ լավ կլինի, որպեսզի ներառվի րոպեների ընթացքում:.
6. Օգտագործեք ստանդարտ ձևանմուշ
Եթե ձեր ընկերությունը րոպեներով ստանդարտ ձևանմուշ չունի, կազմել մեկը, կամ հարցրեք ձեր PMO-ին. Ստանդարտ կաղապարի օգտագործումը խնայում է ձեր ժամանակը. Ձեր ներկաները նույնպես կվարժվեն այդ ձևաչափով արձանագրությունները կարդալուն, հատկապես, եթե հանդիպումը կանոնավոր կերպով անցկացվի.
7. Փաստաթղթային որոշումներ
Օգտագործեք ձեր արձանագրությունները հանդիպման ժամանակ ընդունված որոշումները հաստատելու համար. Օրինակ, նշում կատարեք նախագծի փոփոխության ցանկացած հարցում, որը հաստատվել կամ մերժվել է.
8. Օգտագործեք աղյուսակներ
Աղյուսակային ձևաչափը լավ է աշխատում րոպեներով. Օգտագործեք երեք սյունակ: ապրանքի համարը, քննարկման ամփոփագիր և գործողության սեփականատեր. Մարդիկ կարող են սկանավորել աջակողմյան սյունակը իրենց սկզբնատառերը տեսնելու համար, թե ինչ գործողություններ են նրանք ընտրել. Այս ձևաչափը լավ է աշխատում, եթե ձեր րոպեները գրանցում են բազմաթիվ գործողություններ. Եթե հանդիպումը հիմնականում քննարկվում է քիչ գործողություններով, այս սյունակը այնուհետև մերկ է թվում. Ընտրեք ձեզ համար հարմար ձևաչափ.
9. Արագ ուղարկեք րոպեներ
Իդեալում, դուք պետք է րոպեներ ուղարկեք շաբաթվա ընթացքում. Ավելի շուտ՝ ավելի լավ. Եվ դրանք անպայման պետք է շրջանառվեն հաջորդ հանդիպումից առաջ! Ուղարկեք դրանք այն մարդկանց, ովքեր նույնպես չեն կարողացել մասնակցել, որպեսզի նրանք կարողանան տեսնել, թե ինչ են բաց թողել.
10. Ունեցեք րոպեներ!
Նախագծին անհրաժեշտ է արձանագրել, թե ինչ է քննարկվել, այնպես որ դուք պետք է ձայնագրեք հանդիպումը. Ոչ պաշտոնական հանդիպումների համար րոպեներ չունենալը լավ է, բայց հանդիպումների մեծ մասը կշահի գրավոր արձանագրություն ունենալուց.