Kepentingan Minit Mesyuarat

Mesyuarat Minit membantu dengan komunikasi - mereka memastikan orang mempunyai kefahaman yang sama apa mesyuarat itu adalah kira-kira. Mereka sangat berguna untuk mesyuarat rasmi seperti Lembaga Projek atau Kumpulan Pemandu mereka berkhidmat sebagai rekod yang. Mereka boleh menjadi amat berguna bagi mereka yang tidak dapat menghadiri mesyuarat itu.

Disini adalah 10 tips untuk menulis minit baik.

1. Tulis minit semasa anda masih ingat

Jangan meninggalkan penulisan minit anda sehingga mesyuarat itu adalah kenangan. Jika anda tidak boleh ingat segala-galanya, mendapatkan orang lain untuk membaca minit anda dan menjelaskan sebarang mata sebelum anda menghantar versi akhir anda. Lebih baik, mendapatkan orang lain untuk mengambil nota, dan kemudian bandingkan versi anda dengan versi mereka untuk menghasilkan versi akhir.

 

2. Mulakan dengan kajian tindakan

Sama ada atau tidak anda ulas tindakan dari masa lalu pada awal mesyuarat, meletakkan mereka pada awal minit. Tulis semua tindakan dari mesyuarat yang lepas dan ringkasan kemajuan terhadap mereka. Jika tindakan itu selesai, tidak mengganggu untuk menulis sekali lagi. sebaliknya, menambah baris yang menyatakan 'semua tindakan yang lain telah selesai atau tidak lagi relevan'.

 

3. tindakan dokumen dan pemilik

Dalam pertemuan itu, menulis tindakan dan yang akan mereka. Dalam minit, termasuk tindakan ini dalam aliran teks. Anda juga boleh termasuk ringkasan tindakan pada akhir minit. format jadual berfungsi dengan baik untuk ini.

4. Rekod yang berada di sana

Anda akan telah merangkumkan nama-nama peserta pada kalendar menjemput dan juga agenda, tetapi yang sebenarnya hadir ke mesyuarat itu juga boleh menjadi berbeza!

5. termasuk imej

Jika anda menggunakan carta flip atau perisian peta minda dalam mesyuarat, termasuk pautan kepada dokumen-dokumen, screenshot atau fail tertanam. Anda boleh mengambil gambar apa yang anda menulis pada carta flip dengan kamera telefon - ketetapan itu akan menjadi cukup baik untuk dimasukkan ke dalam minit.

6. Gunakan template standard

Jika syarikat anda tidak mempunyai template standard untuk minit, membuat satu sehingga, atau meminta PMO anda. Menggunakan template standard menjimatkan masa anda. hadirin anda juga akan mendapat digunakan untuk membaca minit dalam format yang, terutamanya jika mesyuarat itu diadakan secara berkala.

7. keputusan Document

Menggunakan minit anda untuk mengesahkan keputusan yang telah diambil dalam mesyuarat itu. Sebagai contoh, catatkan sebarang permintaan perubahan projek yang telah diluluskan atau ditolak.

8. Gunakan jadual

A format jadual berfungsi dengan baik untuk minit. Menggunakan tiga lajur: bilangan item, ringkasan perbincangan dan pemilik tindakan. Orang ramai boleh imbas ke bawah lajur kanan untuk permulaan mereka untuk melihat apa tindakan mereka mengambil. Format ini berfungsi dengan baik jika minit anda rekod banyak tindakan. Jika mesyuarat itu adalah terutamanya perbincangan dengan beberapa tindakan, ruangan ini kemudian kelihatan terdedah. Pilih format yang bekerja untuk anda.

9. Menghantar minit dengan cepat

Sebaik-baiknya, anda perlu menghantar minit dalam masa seminggu. Lambat adalah lebih baik. Dan mereka pasti perlu diedarkan sebelum mesyuarat yang akan datang! Menghantar mereka kepada orang-orang yang tidak dapat hadir dan juga, supaya mereka boleh melihat apa yang mereka terlepas.

10. mempunyai minit!

Projek ini memerlukan rekod apa yang dibincangkan, jadi anda perlu merakam mesyuarat. Tidak mengapa untuk tidak mempunyai minit untuk mesyuarat tidak rasmi, tetapi kebanyakan mesyuarat akan mendapat manfaat daripada mempunyai rekod bertulis.