Znaczenie protokołu ze spotkania

Protokół ze spotkania pomaga w komunikacji - zapewnia wspólne zrozumienie tego, o czym było spotkanie. Są one szczególnie pomocne na formalnych spotkaniach, takich jak Rady Projektów lub Grupy Sterujące, ponieważ służą jako stały zapis. Mogą być szczególnie przydatne dla osób, które nie były w stanie osobiście uczestniczyć w spotkaniu.

Tu są 10 wskazówki dotyczące pisania dobrych minut.

1. Pisz minuty, póki jeszcze pamiętasz

Nie zostawiaj zapisywania minut, dopóki spotkanie nie będzie odległym wspomnieniem. Jeśli nie pamiętasz wszystkiego, poproś kogoś innego, aby przeczytał twoje minuty i wyjaśnił wszystkie punkty przed wysłaniem ostatecznej wersji. Nawet lepiej, poproś kogoś innego o sporządzenie notatek, a następnie porównaj swoją wersję z jej wersją, aby uzyskać wersję ostateczną.

 

2. Zacznij od przeglądu akcji

Czy przejrzałeś działania z ostatniego razu na początku spotkania, umieść je na początku minut. Zapisz wszystkie działania z ostatniego spotkania i podsumowanie postępów przeciwko nim. Jeśli akcja została zakończona, nie zawracaj sobie głowy napisaniem tego ponownie. Zamiast, dodaj wiersz z napisem „wszystkie inne działania zostały zakończone lub nie są już istotne”.

 

3. Dokumentuj działania i właścicieli

Podczas spotkania, zapisz działania i kto je wykona. W minutach, uwzględnij te działania w tekście. Możesz także dołączyć podsumowanie akcji na końcu protokołu. Format tabelaryczny działa w tym przypadku dobrze.

4. Zapisz, kto tam był

Będziesz zawierać nazwiska uczestników w zaproszeniu kalendarza, a także porządek obrad, ale kto faktycznie pojawia się na spotkaniu, może być inny!

5. Uwzględnij obrazy

Jeśli podczas spotkania używasz flipchartów lub oprogramowania do mapowania myśli, zawierać linki do dokumentów, zrzuty ekranu lub osadzone pliki. Możesz robić zdjęcia tego, co napisałeś na flipchartach za pomocą aparatu w telefonie - rozdzielczość będzie wystarczająco dobra, aby uwzględnić je w minutach.

6. Użyj standardowego szablonu

Jeśli Twoja firma nie ma standardowego szablonu na minuty, wymyśl jeden, lub zapytaj swojego PMO. Korzystanie ze standardowego szablonu oszczędza czas. Twoi uczestnicy przyzwyczają się również do czytania minut w tym formacie, zwłaszcza jeśli spotkanie odbywa się regularnie.

7. Decyzje dotyczące dokumentów

Wykorzystaj swoje minuty, aby potwierdzić decyzje podjęte na spotkaniu. Na przykład, zanotuj wszelkie prośby o zmianę projektu, które zostały zatwierdzone lub odrzucone.

8. Użyj tabel

Format tabelaryczny działa dobrze przez kilka minut. Użyj trzech kolumn: numer przedmiotu, podsumowanie dyskusji i właściciel akcji. Ludzie mogą skanować prawą kolumnę w poszukiwaniu inicjałów, aby zobaczyć, jakie działania podjęli. Ten format działa dobrze, jeśli twoje minuty nagrywają wiele działań. Jeśli spotkanie to głównie dyskusja z kilkoma czynnościami, Ta kolumna wtedy wygląda goły. Wybierz format, który Ci odpowiada.

9. Wysyłaj minuty szybko

Idealnie, powinieneś wysłać minuty w ciągu tygodnia. Wcześniej jest lepiej. I zdecydowanie powinny zostać rozpowszechnione przed następnym spotkaniem! Wyślij je do osób, które również nie były w stanie uczestniczyć, aby mogli zobaczyć, co przegapili.

10. Mieć minuty!

Projekt wymaga zapisu tego, co zostało omówione, więc powinieneś nagrać spotkanie. Nie ma czasu na nieformalne spotkania, ale większość spotkań skorzysta z pisemnego zapisu.