Importância da Ata de Reunião

Atas de reuniões ajudar na comunicação - eles garantir que as pessoas tenham um entendimento comum do que se tratava a reunião. Eles são particularmente úteis para reuniões formais, como o Project Boards ou grupos directores como eles servem como um registro permanente. Eles podem ser especialmente útil para pessoas que não foram capazes de participar da reunião em pessoa.

Aqui estão 10 dicas para escrever bons minutos.

1. Escrever minutos, enquanto você ainda se lembra

Não deixe de escrever seus minutos até que o encontro é uma memória distante. Se você não consegue se lembrar de tudo, peça a alguém para ler seus minutos e esclarecer quaisquer pontos antes de enviar a sua versão final. Melhor ainda, peça a alguém para tomar notas, e depois comparar a sua versão com a sua versão para produzir a versão final.

 

2. Comece com uma revisão acção

Se vai ou não avaliaram as ações a partir da última vez, no início da reunião, colocá-los no início da ata. Anote todas as ações da última reunião e um resumo dos progressos contra eles. Se a ação foi concluída, não se preocupe em escrevê-lo novamente. Ao invés, adicionar uma linha que diz "todas as outras acções foram cumpridos ou não são mais relevantes '.

 

3. ações e proprietários de documentos

Durante o encontro, anote as ações e quem vai fazê-las. Nos minutos, incluir essas ações no fluxo do texto. Você também pode incluir um resumo ação no final da ata. formato tabular funciona bem para este.

4. Recorde que estava lá

Você vai ter incluído os nomes dos participantes no calendário convidar e também a agenda, mas quem realmente transforma-se para a reunião poderia muito bem ser diferente!

5. incluir imagens

Se você usar flip charts ou software de mapeamento mente na reunião, incluir links para os documentos, imagens ou arquivos incorporados. Você pode tirar fotos do que você escreveu em flip charts com uma câmera de telefone - a resolução vai ser bom o suficiente para incluir na ata.

6. Use um modelo padrão

Se a sua empresa não tem um modelo padrão para minutos, fazer um up, ou pergunte ao seu PMO. Usando um modelo padrão poupa tempo. Os participantes também vão se acostumar com a leitura da ata nesse formato, especialmente se a reunião é realizada regularmente.

7. decisões de documentos

Use as suas minutos para confirmar as decisões que foram tomadas na reunião. Por exemplo, fazer uma nota de todas as solicitações de alteração de projeto que foram aprovados ou rejeitados.

8. Use tabelas

Um formato tabular funciona bem para minutos. Use três colunas: número de item, Resumo discussão e proprietário acção. As pessoas podem varrer para baixo a coluna da direita para suas iniciais para ver quais ações eles apanharam. Este formato funciona bem se seus minutos lotes recordes de ações. Se a reunião é principalmente discussão com poucas ações, Nesta coluna, em seguida, olha nu. Escolha um formato que funciona para você.

9. Enviar minutos rapidamente

Idealmente, você deve enviar minutos dentro de uma semana. Mais cedo é melhor. E eles devem definitivamente ser distribuída antes da próxima reunião! Enviá-los para as pessoas que não puderam comparecer bem, para que possam ver o que eles perderam.

10. Tenha minutos!

O projeto precisa de um registro do que foi discutido, assim que você deve gravar a reunião. É OK para não ter minutos para reuniões informais, mas a maioria das reuniões vai beneficiar de ter um registo escrito.