ความสำคัญของการรายงานการประชุม
รายงานการประชุมช่วยให้มีการสื่อสาร - พวกเขามั่นใจว่าคนมีความเข้าใจร่วมกันของสิ่งที่การประชุมเป็นเรื่องเกี่ยวกับ. พวกเขาเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการประชุมอย่างเป็นทางการเช่นบอร์ดโครงการหรือกลุ่มพวงมาลัยขณะที่พวกเขาทำหน้าที่เป็นบันทึกถาวร. พวกเขาสามารถเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับคนที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมด้วยตนเอง.
นี่ 10 เคล็ดลับสำหรับการเขียนที่ดีนาที.
1. เขียนนาทีในขณะที่คุณยังจำ
อย่าปล่อยให้เขียนขึ้นนาทีของคุณจนกว่าการประชุมจะเป็นความทรงจำที่ห่างไกล. ถ้าคุณไม่สามารถจำทุกอย่าง, รับคนอื่นในการอ่านของคุณนาทีและชี้แจงจุดใด ๆ ก่อนที่คุณส่งออกรุ่นสุดท้ายของคุณ. ได้ดียิ่งขึ้น, รับคนอื่นในการจดบันทึก, แล้วเปรียบเทียบรุ่นของคุณกับรุ่นของพวกเขาในการผลิตรุ่นสุดท้าย.
2. เริ่มต้นด้วยการตรวจสอบการดำเนินการ
หรือไม่คุณการตรวจสอบการกระทำจากครั้งสุดท้ายที่จุดเริ่มต้นของการประชุม, ทำให้พวกเขาที่จุดเริ่มต้นของนาทีที่. เขียนลงในการดำเนินการทั้งหมดที่ได้จากการประชุมครั้งล่าสุดและการสรุปความคืบหน้ากับพวกเขา. หากดำเนินการแล้วเสร็จ, ไม่รำคาญที่จะเขียนมันออกมาอีกครั้ง. แทน, เพิ่มบรรทัดที่ระบุว่า "การกระทำอื่น ๆ ทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์หรือไม่เกี่ยวข้อง 'a.
3. การกระทำของเอกสารและเจ้าของ
ในระหว่างการประชุม, เขียนลงในการดำเนินการและผู้ที่จะทำพวกเขา. ในนาที, รวมถึงการกระทำเหล่านี้ในการไหลของข้อความ. นอกจากนี้คุณยังสามารถรวมสรุปการดำเนินการในตอนท้ายของนาทีที่. รูปแบบตารางทำงานได้ดีสำหรับเรื่องนี้.
4. บันทึกที่อยู่ที่นั่น
คุณจะได้รวมชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมในปฏิทินเชิญและวาระการประชุม, แต่ที่จริงจะเปิดขึ้นให้ที่ประชุมผู้ดีอาจจะแตกต่างกัน!
5. รวมภาพ
ถ้าคุณใช้พลิกหรือซอฟต์แวร์ทำแผนที่ความคิดในการประชุม, รวมถึงการเชื่อมโยงไปยังเอกสาร, ภาพหน้าจอหรือไฟล์ที่ฝังตัว. คุณสามารถถ่ายภาพของสิ่งที่คุณเขียนบนชาร์ตพลิกด้วยกล้องโทรศัพท์ - ความละเอียดจะดีพอที่จะรวมในนาที.
6. ใช้แม่แบบมาตรฐาน
หาก บริษัท ของคุณไม่ได้มาตรฐานแม่แบบนาที, ทำให้หนึ่งขึ้น, หรือขอให้สำนักงานปลัดฯ ของคุณ. ใช้แม่แบบมาตรฐานช่วยคุณประหยัดเวลา. ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณยังจะได้รับใช้อ่านนาทีในรูปแบบที่, โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าการประชุมจะจัดขึ้นเป็นประจำ.
7. การตัดสินใจของเอกสาร
ใช้นาทีของคุณเพื่อยืนยันการตัดสินใจที่ถูกถ่ายในที่ประชุม. ตัวอย่างเช่น, จดบันทึกคำขอเปลี่ยนแปลงโครงการใด ๆ ที่ได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ.
8. ตารางการใช้งาน
รูปแบบตารางทำงานได้ดีสำหรับนาที. ใช้สามคอลัมน์: จำนวนรายการ, สรุปการอภิปรายและเจ้าของการกระทำ. คนสามารถสแกนลงคอลัมน์ขวามือสำหรับชื่อย่อของพวกเขาเพื่อดูว่าการกระทำของพวกเขาหยิบขึ้นมา. รูปแบบนี้จะทำงานได้ดีถ้านาทีของคุณบันทึกจำนวนมากของการกระทำ. ถ้าการประชุมเป็นส่วนใหญ่อภิปรายกับการกระทำไม่กี่, คอลัมน์นี้แล้วมีลักษณะเปลือย. เลือกรูปแบบที่เหมาะกับคุณ.
9. ส่งออกได้อย่างรวดเร็วนาที
จะเป็นการดี, คุณควรส่งออกนาทีภายในสัปดาห์. ไม่ช้าก็เร็วจะดีกว่า. และพวกเขาควรมั่นเหมาะจะหมุนเวียนก่อนที่จะประชุมครั้งต่อไป! ส่งให้คนที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้เป็นอย่างดี, เพื่อให้พวกเขาสามารถมองเห็นสิ่งที่พวกเขาพลาด.
10. มีนาที!
โครงการนี้ต้องการบันทึกสิ่งที่ได้รับการกล่าวถึง, ดังนั้นคุณควรบันทึกการประชุม. มันตกลงไม่ให้มีนาทีสำหรับการประชุมอย่างไม่เป็นทางการ, แต่การประชุมส่วนใหญ่จะได้รับประโยชน์จากการมีบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร.