Toplantı Tutanakları Önemi

Toplantı Dakika iletişim ile yardımcı - insanların buluşma hakkında ne ortak bir anlayışa sahip olmak. onlar kalıcı bir kayıt olarak hizmet gibi onlar Proje Kurulları veya Yönlendirme Grupları gibi resmi toplantılar için özellikle yararlıdır. Onlar Toplantıya bizzat iştirak mümkün değildi kişiler için özellikle yararlı olabilir.

Burada 10 İyi dakika yazmak için ipuçları.

1. Hala hatırlıyorum iken dakika Yazın

Toplantı uzak bellek kadar dakika kadar yazmayı bırakmayın. Eğer her şeyi hatırlıyorum yapamıyorsanız, Eğer son sürümünü göndermeden önce dakika okumak ve herhangi bir puan netleştirmek için başkasına almak. Daha iyi, not almak için başkasını almak, ve daha sonra son halini üretmek için kendi sürümü ile sürümünü karşılaştırmak.

 

2. bir eylem inceleme ile başlayın

Olsun ya da olmasın toplantının başında son kez eylemleri gözden, dakika başında onları koymak. Dün toplantı eylemleri ve onlara karşı ilerleme bir özetini yere yazın. Eylem tamamlandı ise, Bunu tekrar yazmaya zahmet etmeyin. Yerine, 'diyor, diğer tüm işlemler tamamlanmış veya artık alakalı edildi' bir satır ekleyin.

 

3. Belge eylemleri ve sahipleri

toplantıda, eylemleri yazmak ve kimin yapacak. dakika içinde, Metnin akışında bu eylemleri dahil. Ayrıca dakika sonunda bir eylem özetini içerebilir. Sekmeli biçimi bunun için iyi çalışır.

4. orada kayıt

Takvime katılımcıların isimlerini davet ve gündemi de ihtiva olacak, ama kim aslında toplantıya çıkıyor iyi farklı olabilir!

5. görüntüleri içerir

Eğer toplantıda çevirme çizelgeleri veya zihin haritalama yazılımı kullanıyorsanız, belgelere bağlantılar içerir, ekran veya gömülü dosyalar. Eğer bir telefon kamera ile çevirme listelerinde ne yazdı fotoğraflarını çekebilirsiniz - çözünürlüklü dakikaya dahil etmek yeterli olacaktır.

6. standart bir şablon kullanın

Şirketinizin dakika için standart şablon yoksa, birini oluşturmaktadır, ya da PMO sormak. standart bir şablon kullanarak size zaman kazandırır. Sizin katılımcılar da bu biçimde dakika okuma alışacaklar, Toplantı düzenli olarak, özellikle.

7. Belge kararları

Toplantıda alınan kararları onaylamak için dakika kullanın. Örneğin, onaylanmış veya reddedilen herhangi bir proje değişikliği isteklerini not edin.

8. Kullanım tabloları

Bir tablo formatında dakika için iyi çalışır. üç sütun kullanın: ürün numarası, Tartışma özeti ve eylem sahibi. onların baş harfleri onlar aldı hangi eylemleri görmek için insanlar sağ sütun aşağı tarayabilir. eylemlerin rekor sayıda senin dakika Bu biçim iyi çalışıyor. Toplantı birkaç eylemlerle esas tartışma ise, Bu sütun, sonra çıplak görünüyor. sizin için çalışan bir format seçin.

9. hızla dakika dışarı göndermek

ideal olarak, Eğer hafta içinde dakika göndermek gerekir. Er daha iyidir. Ve onlar kesinlikle sonraki toplantıdan önce sirküle edilmelidir! de katılmak mümkün değildi kişilere gönderin, böylece onlar cevapsız görebilirsiniz.

10. dakikanız var!

Proje tartışıldı ne kaydını ihtiyacı, Böylece toplantıyı kaydetmelidir. Tamam gayri resmi toplantılar için dakika var değil, ama çoğu toplantılar yazılı kaydına sahip yararlanacaktır.