會議紀要的重要性

會議紀要與溝通幫助 - 他們確保人們有什麼樣的會議是關於一個共同的認識. 他們像工程板或指導小組正式會議特別有益，因為它們作為一個永久記錄. 他們可以是人誰無法親自出席本次會議特別有用.

這裡有 10 編寫好的分鐘提示.

1. 寫分鐘，同時你還記得

不要讓寫你分鐘，直到會議是一個遙遠的記憶. 如果你不記得一切, 讓別人讀你分鐘，澄清任何點您發送您的最終版本之前，. 更妙, 讓別人做筆記, 然後用自己的版本來產生最終版本進行比較您的版本.

 

2. 開始行動綜述

無論你是否審查了上一次的行動在會議開始, 把它們在幾分鐘的開始. 寫下所有從上次會議的行動和進展情況對他們的總結. 如果操作完成, 不要刻意去一遍寫出來. 代替, 添加一行，上面寫著“所有其他行動已經完成或不再相關”.

 

3. 文檔操作和業主

會議期間, 寫下的行動和誰做他們. 在會議紀要, 包括在文本的流動這些動作. 您還可以在幾分鐘內結束的操作摘要. 表格格式可以很好地用於本.

4. 記錄誰在那裡

您將包括與會者的日曆邀請的名字，也是議程, 但究竟是誰變成了本次會議很可能是不同的!

5. 包括圖片

如果您在使用會議掛圖或思維導圖軟件, 包括鏈接到文件, 截圖或嵌入的文件. 你可以把你的掛圖用手機攝像頭寫的東西的照片 - 分辨率就可以了在幾分鐘包括.

6. 使用標準模板

如果你的公司沒有幾分鐘標準模板, 做一個了, 或詢問您的PMO. 使用標準模板節省您的時間. 您的與會者還將就習慣了這種格式讀取分鐘, 特別是如果會議定期召開.

7. 文件決定

用你分鐘，以確認採取了這次會議的決定. 例如, 請記下被批准或拒絕任何項目變更請求.

8. 使用表

以表格的形式可以很好地用於分鐘. 使用三列: 項目編號, 討論總結和車主行動. 人們可以掃描下來的右欄為他們的首字母，看看他們拾起什麼行動. 如果你的記錄分鐘大量的行動，此格式效果很好. 如果會議主要是有幾個動作討論, 則此列看起來光禿禿的. 選擇適合您的格式.

9. 快速發送分鐘取出

理想的情況下, 你應該在本週內發出分鐘. 越早越好. 他們絕對應該在下次會議之前分發! 它們發送到人誰未能出席，以及, 這樣他們就可以看到他們錯過了什麼.

10. 有分鐘!

該項目需討論的內容記錄, 所以你應該記錄會議. 這是確定不會有非正式會議分鐘, 但大多數會議將從有書面記錄中受益.