会议纪要的重要性

会议纪要与沟通帮助 - 他们确保人们有什么样的会议是关于一个共同的认识. 他们像工程板或指导小组正式会议特别有益，因为它们作为一个永久记录. 他们可以是人谁无法亲自出席本次会议特别有用.

这里有 10 编写好的分钟提示.

1. 写分钟，同时你还记得

不要让写你分钟，直到会议是一个遥远的记忆. 如果你不记得一切, 让别人读你分钟，澄清任何点您发送您的最终版本之前，. 更妙, 让别人做笔记, 然后用自己的版本来产生最终版本进行比较您的版本.

 

2. 开始行动综述

无论你是否审查了上一次的行动在会议开始, 把它们在几分钟的开始. 写下所有从上次会议的行动和进展情况对他们的总结. 如果操作完成, 不要刻意去一遍写出来. 代替, 添加一行，上面写着“所有其他行动已经完成或不再相关”.

 

3. 文档操作和业主

会议期间, 写下的行动和谁做他们. 在会议纪要, 包括在文本的流动这些动作. 您还可以在几分钟内结束的操作摘要. 表格格式可以很好地用于本.

4. 记录谁在那里

您将包括与会者的日历邀请的名字，也是议程, 但究竟是谁变成了本次会议很可能是不同的!

5. 包括图片

如果您在使用会议挂图或思维导图软件, 包括链接到文件, 截图或嵌入的文件. 你可以把你的挂图用手机摄像头写的东西的照片 - 分辨率就可以了在几分钟包括.

6. 使用标准模板

如果你的公司没有几分钟标准模板, 做一个了, 或询问您的PMO. 使用标准模板节省您的时间. 您的与会者还将就习惯了这种格式读取分钟, 特别是如果会议定期召开.

7. 文件决定

用你分钟，以确认采取了这次会议的决定. 例如, 请记下被批准或拒绝任何项目变更请求.

8. 使用表

以表格的形式可以很好地用于分钟. 使用三列: 项目编号, 讨论总结和车主行动. 人们可以扫描下来的右栏为他们的首字母，看看他们拾起什么行动. 如果你的记录分钟大量的行动，此格式效果很好. 如果会议主要是有几个动作讨论, 则此列看起来光秃秃的. 选择适合您的格式.

9. 快速发送分钟取出

理想的情况下, 你应该在本周内发出分钟. 越早越好. 他们绝对应该在下次会议之前分发! 它们发送到人谁未能出席，以及, 这样他们就可以看到他们错过了什么.

10. 有分钟!

该项目需讨论的内容记录, 所以你应该记录会议. 这是确定不会有非正式会议分钟, 但大多数会议将从有书面记录中受益.