اهمیت صورتجلسه
صورتجلسههای جلسه به برقراری ارتباط کمک میکند - آنها اطمینان میدهند که مردم درک مشترکی از موضوع جلسه دارند. آنها به ویژه برای جلسات رسمی مانند هیئت مدیره پروژه یا گروه های راهبری مفید هستند زیرا به عنوان یک رکورد دائمی عمل می کنند.. آنها می توانند به ویژه برای افرادی که قادر به حضور حضوری در جلسه نیستند مفید باشند.
اینجا هستند 10 نکاتی برای نوشتن دقایق خوب.
1. تا زمانی که هنوز به یاد دارید، دقیقه بنویسید
نوشتن دقایق خود را تا زمانی که جلسه به خاطره ای دور تبدیل شود، رها نکنید. اگر نمی توانید همه چیز را به خاطر بسپارید, از شخص دیگری بخواهید که صورتجلسه شما را بخواند و قبل از ارسال نسخه نهایی، نکاتی را روشن کند. حتی بهتر, از شخص دیگری بخواهید یادداشت برداری کند, و سپس نسخه خود را با نسخه آنها مقایسه کنید تا نسخه نهایی تولید شود.
2. با یک بررسی اکشن شروع کنید
این که آیا اقدامات مربوط به آخرین بار در ابتدای جلسه را بررسی کرده اید یا خیر, آنها را در ابتدای دقیقه قرار دهید. تمام اقدامات مربوط به آخرین جلسه و خلاصه ای از پیشرفت در برابر آنها را یادداشت کنید. اگر عمل به پایان رسید, حوصله نوشتن مجدد آن را نداشته باشید. بجای, یک خط اضافه کنید که می گوید "همه اقدامات دیگر کامل شده اند یا دیگر مرتبط نیستند".
3. اقدامات و صاحبان سند
در طول جلسه, اقدامات را بنویسید و چه کسی آنها را انجام خواهد داد. در صورتجلسه, این اعمال را در جریان متن قرار دهید. همچنین می توانید خلاصه ای از اقدام را در پایان صورتجلسه قرار دهید. فرمت جدولی برای این کار خوب عمل می کند.
4. ضبط کنید که چه کسی آنجا بود
نام شرکت کنندگان را در دعوتنامه تقویم و همچنین دستور کار درج کرده اید, اما چه کسی واقعاً به جلسه می آید می تواند متفاوت باشد!
5. شامل تصاویر
اگر در جلسه از فلیپ چارت یا نرم افزار نقشه ذهنی استفاده می کنید, شامل پیوندهایی به اسناد, اسکرین شات یا فایل های تعبیه شده. میتوانید با دوربین گوشی از چیزهایی که در فلیپچارت نوشتهاید عکس بگیرید – وضوح آن به اندازهای خوب است که در دقیقه گنجانده شود..
6. از یک قالب استاندارد استفاده کنید
اگر شرکت شما برای چند دقیقه یک قالب استاندارد ندارد, یکی درست کن, یا از PMO خود بپرسید. استفاده از یک قالب استاندارد باعث صرفه جویی در وقت شما می شود. شرکت کنندگان شما نیز به خواندن صورتجلسه در آن قالب عادت خواهند کرد, به خصوص اگر جلسه به طور منظم برگزار شود.
7. تصمیمات مستند
از صورتجلسه خود برای تایید تصمیماتی که در جلسه گرفته شده است استفاده کنید. مثلا, هر درخواست تغییر پروژه که تایید یا رد شده است را یادداشت کنید.
8. از جداول استفاده کنید
یک قالب جدولی برای چند دقیقه به خوبی کار می کند. از سه ستون استفاده کنید: شماره مورد, خلاصه بحث و صاحب عمل. افراد می توانند ستون سمت راست را برای حروف اول خود اسکن کنند تا ببینند چه اقداماتی را انجام داده اند. اگر دقایق شما اقدامات زیادی را ضبط کند، این قالب به خوبی کار می کند. اگر جلسه عمدتاً بحث و گفتگو با اقدامات اندک باشد, سپس این ستون خالی به نظر می رسد. قالبی را انتخاب کنید که برای شما مناسب باشد.
9. به سرعت دقیقه ها را ارسال کنید
در حالت ایده آل, شما باید دقیقه در عرض یک هفته ارسال کنید. زودتر بهتره. و حتما باید قبل از جلسه بعدی منتشر شود! آنها را برای افرادی که قادر به شرکت نیستند نیز ارسال کنید, بنابراین آنها می توانند آنچه را که از دست داده اند ببینند.
10. دقیقه وقت داشته باشید!
پروژه نیاز به ثبت مطالبی دارد که مورد بحث قرار گرفته است, بنابراین باید جلسه را ضبط کنید. اشکالی ندارد که برای جلسات غیررسمی صورتجلسه ای نداشته باشید, اما اکثر جلسات از داشتن سابقه مکتوب سود می برند.