ミーティング議事録の重要性

議事録はコミュニケーションに役立ちます – 議事録により、会議の内容について人々が共通の理解を得ることができます。. 彼らは永続的な記録としての役割を果たすように、彼らはプロジェクトボードやステアリンググループのような正式な会議のために特に有用です. 直接会議に参加できなかった人にとっては特に便利です。.

ここにあります 10 良い議事録を書くためのヒント.

1. まだ覚えているうちに議事録を書きましょう

会議が遠い記憶になるまで、議事録の作成を放置しないでください. 全部思い出せないなら, 最終版を送信する前に、他の人に議事録を読んでもらい、要点を明確にしてもらいます. さらに良い, 他の人にメモを取ってもらう, 次に、自分のバージョンと相手のバージョンを比較して、最終バージョンを作成します.

 

2. アクションレビューから始めましょう

会議の冒頭で前回の行動を見直したかどうか, 議事録の初めにそれらを置く. 前回の会議でのすべてのアクションと、それに対する進捗状況の概要を書き留めます。. アクションが完了した場合, わざわざもう一度書き出さなくてもいい. その代わり, 「他のすべてのアクションは完了したか、もう関係ありません」という行を追加します。.

 

3. アクションと所有者を文書化する

会議中, アクションとそれを誰が行うのかを書き留めます. 議事録の中で, これらのアクションをテキストの流れに含めます. 議事録の最後にアクションの概要を含めることもできます. 表形式はこれに適しています.

4. そこにいた人を記録する

カレンダーの招待状と議題に出席者の名前を含めます。, しかし、実際に誰が会議に現れるかは異なる可能性があります!

5. 画像を含める

会議中にフリップチャートやマインドマップソフトウェアを使用する場合, ドキュメントへのリンクを含める, スクリーンショットまたは埋め込みファイル. フリップチャートに書いたことを携帯電話のカメラで写真に撮ることができます。解像度は議事録に含めるのに十分です。.

6. 標準テンプレートを使用する

会社に議事録の標準テンプレートがない場合, 一つでっち上げる, または PMO に問い合わせてください. 標準テンプレートを使用すると時間を節約できます. 出席者もその形式で議事録を読むことに慣れます。, 特に会議が定期的に開催されている場合.

7. 決定事項を文書化する

議事録を使用して、会議で下された決定を確認します. 例えば, 承認または拒否されたプロジェクト変更リクエストをメモします。.

8. テーブルを使用する

表形式は数分間は効果的です. 3 つの列を使用する: 商品番号, ディスカッションの概要とアクションの所有者. ユーザーは右側の列を下にスクロールして自分のイニシャルを確認し、どのようなアクションを選択したかを確認できます。. この形式は、議事録に多くのアクションが記録されている場合に適しています。. 会議が主に議論であり、アクションが少ない場合, この列は何もないように見えます. 自分に合った形式を選択してください.

9. 議事録をすぐに送信する

理想的には, 1週間以内に議事録を送信する必要があります. 早いほうが良い. そしてそれらは次回の会議の前に必ず回覧されるべきです! 参加できなかった人にも送りましょう, 彼らが見逃したものを見ることができるように.

10. 数分ある!

プロジェクトには議論された内容の記録が必要です, だから会議を録音したほうがいいよ. 非公式な会議には議事録を作成しなくても問題ありません, しかし、ほとんどの会議は書面による記録があれば有益です.